היקף משרה 50%
שכר דירוג מנהלי 6-8
כפיפות מנהל מחלקת חירום בטחון ובטיחות
תחילת עבודה מיידי
תיאור התפקיד
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת הרשות, לפי הנחיות הממונה.
תחומי אחריות עיקריים
.1 ניהול והקלדה של מסמכים.2. טיפול בדואר רגיל ואלקטרוני.3. מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור.4. ניהול לוח זמנים ופגישות של
הממונה.5. ניהול אדמיניסטרטיבי של המשרד.6. משימות נוספות בהנחיית מנהל היחידה.7. תפקיד בחירום.
פירוט הביצועים והמשימות העיקריות, כנגזר מתחומי האחריות:
.1 ניהול והקלדה של מסמכים
א. הקלדת מסמכים.ב. הדפסה ומשלוח של מסמכים.ג. אחסון וגיבוי קבצים במחשב.ד. הקלדה ועיצוב של מצגות.ה. צילום, שכפול,
כריכה של מסמכים ועוד.ו. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות.ז. תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם.ח.
סליקת מסמכים, על פי הנחיית מנהל.ט. איסוף חומרים והכנתם לישיבות המחלקה.י. רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית מנהל,
והפצתו לפי רשימת תפוצה.
.2 טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני):
א. קליטה ומיון של דואר.ב. ניתוב דואר על פי הנחיית מנהל.ג. הכנה ומשלוח של דואר.
.3 מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור:
א. מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות.ב. ניתוב פניות תושבים המגיעות למחלקה.ג. סינון וניתוב שיחות.
.4 ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה:
א. תיאום טלפוני של פעולות ופגישות. ב. משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ”ב) .ג. ניהול יומן מחלקתי.
.5 ניהול אדמיניסטרטיבי של המשרד:
א. הזמנת רכש – וניהול תוכנת הרכש ברשות epr.ב. ניהול בעיות/תקלות טכניות/לוגיסטיות של המחלקה וסיוע לצוות בסוגיות מנהליות
ומיחשוביות.
.6 משימות נוספות בהנחיית מנהל היחידה
.7 תפקיד בחירום
השתתפות מלאה בעבודת המכלול בחירום כולל עבודה בכל זמני החירום. השתתפות באימונים והכשרות – כעובדת חיונית.
תנאי סף:
• יכולת עבודה ותפקוד בתנאי לחץ
דיסקרטיות, אמינות ומהימנות אישית
יכולת ארגון מידע וסדר, קפדנות ודייקנות בביצוע
עברית ברמה גבוהה כולל יכולת ביטוי בכתב ובעל פה
יוזמה ויכולת עבודה עצמאית בסביבה אינטנסיבית ורב משימתית
יחסי אנוש טובים, ייצוגיות, שירותיות, בעלת תודעת שירות גבוהה
יכולת עבודה בצוות
נכונות לעבודה מאומצת ולעיתים בשעות אחר הצהריים והערב.
מחויבות להגעה לעבודה בשעת חירום – כעובדת חיונית.
